Inventario de herramientas de IA y la «IA en la sombra»: por dónde empezar
El inventario de IA es una lista de todas las herramientas de inteligencia artificial que se usan en la empresa, quién las usa, para qué y con qué datos. Incluye la «IA en la sombra»: la que la plantilla usa por su cuenta sin autorización. Es el primer paso para cumplir el AI Act, porque sin él no se puede clasificar el riesgo ni formar a nadie.
Qué recoger de cada herramienta
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y proveedor | Saber con quién se trata |
| Versión o plan (gratuito, empresa) | Condiciones de datos y contrato |
| Quién la usa y en qué área | Planificar la formación por puesto |
| Para qué se usa | Clasificar el riesgo |
| Qué datos se introducen | Revisar el RGPD |
| Si sus resultados llegan a clientes o afectan a personas | Transparencia y alto riesgo |
| Estado | Autorizada, en evaluación o no autorizada |
Cómo descubrir la IA en la sombra
- Pregunta sin culpar. Una encuesta corta y anónima: “¿Qué herramientas de IA usas en tu trabajo y para qué?”. Funciona mejor que prohibir.
- Revisa las herramientas que ya tenéis. Muchas han añadido IA sin que nadie lo decidiera: el correo, el CRM, el programa de nóminas, el editor de textos.
- Pregunta a los proveedores qué funciones de IA incluyen sus productos.
- Repasa las suscripciones pagadas con tarjetas de empresa.
Qué hacer con el resultado
- Autoriza las herramientas útiles en una versión con garantías.
- Sustituye las cuentas personales por cuentas de empresa.
- Recoge las normas en la política de uso de IA.
- Forma a cada persona en las herramientas que usa. Es el núcleo del artículo 4.
- Fecha el inventario y guárdalo en el registro de evidencias.
Revisa el inventario al menos una vez al año y cada vez que entre una herramienta nueva.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la IA en la sombra?
Es el uso de herramientas de IA por parte de la plantilla sin conocimiento ni autorización de la empresa, normalmente con cuentas personales y versiones gratuitas. Es frecuente y es donde más datos se escapan.
¿Se puede vigilar qué IA usan los empleados?
Con límites. Cualquier control debe respetar la protección de datos y los derechos digitales en el trabajo, ser proporcionado y comunicarse con antelación a la plantilla. Para el inventario, suele bastar con preguntar.
¿Cumple tu empresa? Repasa las 10 preguntas del autodiagnóstico del artículo 4.