Cómo hacer una política de uso de IA en la empresa (con ejemplo de índice)
Una política de uso de IA es un documento breve que dice qué herramientas de IA puede usar la plantilla, con qué datos, qué revisión humana se exige y a quién consultar. No es obligatoria por sí misma en el AI Act, pero es la medida más barata para reducir riesgos y acreditar la alfabetización del artículo 4.
Para qué sirve
Una política de uso de IA convierte “usa la IA con cabeza” en normas concretas. Sirve para tres cosas:
- Reducir riesgos: fugas de datos, errores que llegan al cliente, problemas de propiedad intelectual.
- Dar seguridad a la plantilla: saber qué se puede hacer evita tanto el uso a escondidas como el miedo a usarla.
- Acreditar el cumplimiento: es una prueba de que la empresa adoptó medidas, como pide el artículo 4 del AI Act.
Índice recomendado
- Objetivo y alcance. A quién se aplica: plantilla, colaboradores, personal de ETT.
- Herramientas autorizadas. Lista cerrada, con la versión o el plan contratado (por ejemplo, la versión de empresa y no la gratuita). Sale del inventario de herramientas.
- Usos permitidos y no permitidos. Ejemplos por área: redactar, resumir, traducir, programar; y lo que no se hace, como tomar decisiones sobre personas sin revisión.
- Datos. Qué no se introduce nunca: datos personales de clientes o empleados, datos de salud, secretos comerciales, contraseñas. Ver qué datos no meter en ChatGPT.
- Revisión humana. Todo resultado que sale de la empresa lo revisa una persona responsable.
- Transparencia. Cuándo hay que avisar de que algo se ha hecho con IA (ver el artículo 50).
- Usos prohibidos y de alto riesgo. Nada de prácticas prohibidas y aprobación previa para cualquier uso en selección o evaluación de personas.
- Formación. Qué formación debe hacer cada persona antes de usar las herramientas.
- Nuevas herramientas. Cómo pedir que se autorice una herramienta nueva.
- Incidencias y contacto. A quién avisar si algo sale mal.
- Revisión. Fecha de aprobación y de la próxima revisión.
Cómo redactarla en una tarde
- Empieza por el inventario, no por una plantilla genérica. La política tiene que hablar de las herramientas que se usan de verdad.
- Usa ejemplos, no principios abstractos. “No pegues el Excel de clientes en ChatGPT” se entiende mejor que “respeta la confidencialidad”.
- Hazla corta: dos o tres páginas. Si nadie la lee, no protege.
- Ponle fecha y responsable.
Cómo comunicarla
Envíala a toda la plantilla, explícala en la formación básica y guarda la confirmación de lectura de cada persona en el registro de evidencias. Si la política incluye medidas de control del uso, consulta antes con la representación legal de los trabajadores: los derechos digitales en el trabajo también se aplican.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria una política de uso de IA?
El AI Act no exige un documento con ese nombre. Pero el artículo 4 obliga a adoptar medidas de alfabetización en IA, y unas normas de uso por escrito y comunicadas a la plantilla son una de las medidas más claras para demostrarlo.
¿Quién debe aprobar la política de uso de IA?
La dirección de la empresa. Conviene que participen quien lleva protección de datos y, si existe, la representación legal de los trabajadores, sobre todo si la política afecta a cómo se controla el trabajo.
¿Cumple tu empresa? Repasa las 10 preguntas del autodiagnóstico del artículo 4.